A Microsoft Outlook az egyik legnépszerűbb e-mail szolgáltatás, amelyet a vállalkozások világszerte használnak. A küldött és fogadott e-mailek mennyiségének éves növekedése azonban valódi kihívássá válik a felhasználók és a rendszergazdák számára egyaránt, olyan problémákkal, mint a túlzsúfolt postafiókok vagy a levelezőprogram lassú válaszideje.
Blogbejegyzésünkben elmagyarázzuk, hogy miért fontos, hogy ezeknek a problémáknak a kezelését megoldjuk, és mutatunk néhány egyszerű módszert, amivel ezt megtehetjük.
Áttekintés: Jellemző Outlook-problémák 2022-ben
Az Outlook használata során felmerülő problémák sokfélék, és a mögöttes levelezőrendszertől (pl. Microsoft Exchange Server, Microsoft 365, MDaemon e-mail szerver stb.) függetlenül ronthatják az e-mail kliens teljesítményét. A következő problémák fordulhatnak elő:
- Az Outlook lassan reagál vagy időnként lefagy.
- A sérült PST-fájlok megakadályozzák az Outlook megfelelő indítását.
- Ha egy postafiókban elfogyott a tárhely (azaz túllépte a kvótát), az Outlook nem engedi további e-mailek küldését vagy fogadását, amíg a felhasználó nem törli a régebbi üzeneteket. Ez problémákat okozhat a megfelelőség, az üzletmenet-folytonosság és az információkezelés területén.
- A régebbi bejegyzések keresése a postafiókban feleslegesen sok időt emészthet fel, ha az Outlook teljesítménye visszaesett.
- Az informatikai rendszergazdák kénytelenek a helyi vagy távoli felhasználók PC-jén hibakeresést végezni a gyakran sérült vagy nehezen megtalálható PST-fájlok miatt.
Példaként az egyik ügyfelünk informatikai rendszergazdája a következőket mondta az Outlook által okozott problémákról:
„A legtöbb jegy, amellyel naponta foglalkozom, a részlegek Outlook-problémáihoz kapcsolódik. Például gyakran előfordul, hogy az Outlook nem szinkronizálja a bejövő leveleket, vagy körülbelül néhány percenként újraindítja magát. Amikor pedig régi e-maileket kell visszaállítani, a csapatomnak gyakran olyan PST-fájlokkal kell foglalkoznia, amelyek vagy sérültek, vagy sok kolléga számítógépén szétszóródtak. A kezünk tele van ezekkel a rutinfeladatokkal, és ennek következtében gyakran el kell halasztanunk olyan projekteket, amelyek valójában fontosabbak lennének.”
Az ehhez hasonló problémák meglehetősen gyakoriak a Microsoft Outlook esetében, annak ellenére, hogy az e-mail kliens minden szempontból egy nagyon népszerű, megbízható és sokoldalú levelezőprogram.
Mi a gyökere ezeknek az Outlook-problémáknak?
Ezeknek a problémáknak az oka gyakran egyszerű: a túlzsúfolt postafiókok. Igaz, hogy a Microsoft nyilvános felhőszolgáltatóként jelentős, több gigabájtnyi adatot tartalmazó postafiókokat kínál ügyfeleinek (a Microsoft 365 postafiókok legalább 50 GB-os, csomagtól függően akár 100 GB-os tárolókapacitással büszkélkedhetnek). A legtöbb felhasználó azonban megszokásból hosszú ideig tartja az e-maileket a postafiókjában, és előbb-utóbb a tárhely elfogy. Ez vonatkozik az informatikai részleg által „helyben” fenntartandó tárhelyre, valamint a különböző nyilvános felhőszolgáltatók által kínált, látszólag korlátlan tárhelyre is.
Ráadásul a nagy mennyiségű e-mail egész egyszerűen ronthatja az Outlook-kliens teljesítményét. Ráadásul a PST-fájlok közismerten problémákat okoznak, ha elérnek egy bizonyos méretet. Egy sérült (korrupt) PST-fájl megakadályozhatja az Outlook indítását.
Hogyan lehet megoldani ezeket az Outlook-problémákat?
Ha optimalizálni szeretné az Outlook telepítésének teljesítményét, akkor próbálja meg csökkenteni a felhasználók postafiókjában tárolt adatok mennyiségét (megjegyzés: különösen a fájlmellékletek gyorsan megadóztathatják a postafiók beállított határait). A jelenlegi jogi rendelkezések és a kiterjedt megfelelési követelmények fényében azonban nem jó ötlet egyszerűen elkezdeni az e-mailek törlését. Ehelyett inkább archiválja az e-maileket.
Itt alapvetően két lehetősége van:
- A Microsoft által az Outlookban kínált natív archiválási lehetőségek vagy az Exchange Server és az Exchange Online. Ha egy másik gyártó e-mail rendszerét használja, akkor azok is kínálhatnak natív archiválási lehetőségeket (néha extra fizetős szolgáltatásként). Ilyen például a Google Vault, a Google Workspace (korábban Google G Suite) archiválási eszköze.
- E-mail archiválási megoldások egy speciális, harmadik féltől származó szolgáltatótól.
Milyen lehetőségeket kínál a Microsoft az e-mail archiválás terén?
A Microsoft az Outlook, az Exchange Server és a Microsoft 365 vagy az Exchange Online esetében különböző archiválási funkciókat kínál az ügyfeleknek, amelyeket manuálisan kell beállítani. Ezek közé tartoznak a következők:
AutoArchive
Az AutoArchive, az Outlook egy elavult funkciója lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy az e-maileket egy PST-fájlba helyezzék át, amelyet aztán a merevlemezen tárolnak (Fájl / Info / Eszközök / Postafiók-tisztítás / AutoArchive). A PST-fájlok azonban önmagukban is számos problémát okozhatnak: hajlamosak a sérülésre, nehezen menthetők, és az IT-adminisztrátornak jelentős időt és energiát kell rájuk fordítania.
Az archiválás gomb
Ez a gomb lehetővé teszi az Outlook felhasználók számára, hogy a postafiókjukból az e-maileket egy archív mappába helyezzék át. Az Archive Button azonban nem képes kielégíteni egy vállalat professzionális archiválással kapcsolatos igényeit. Bár az archiválás elnevezés alá tartozik, a funkció valójában csak annyit tesz, hogy az e-maileket egy külön mappába helyezi át, azaz az üzenetek nem kerülnek át egy speciális, biztonságos és független archívumba. Ennek eredményeképpen ahelyett, hogy csökkentené az e-mailek teljes mennyiségét, a felhasználók csupán szétterítik azokat a különböző mappák között.
Helyszíni archiválás (más néven helybeni archiválás)
A Microsoft Exchange Servert „helyben” vagy a Microsoft 365 példányuk részeként futtató felhasználók bármelyik felhasználói postafiókhoz létrehozhatnak egy személyes archívumot (In-Situ vagy In-Place archívum) (vagy ezt az IT-adminisztrátor végezheti el), és így elérhetik az Exchange Server és a Microsoft Outlook archiválási funkcióinak lehető legnagyobb mértékű integrációját. Ez a fajta archiválás azonban jelentős többletterhet róhat az informatikai infrastruktúrára, és ez különösen a kis- és középvállalkozások számára jelenthet kihívást. Az Exchange Online vagy egy harmadik féltől származó megoldással történő archiváláshoz képest az e-mailek megőrzési lehetőségei itt meglehetősen korlátozottak lehetnek. Ráadásul az e-mailek megfelelőségével kapcsolatos követelményeknek is nehéz megfelelni, mivel itt csupán a meglévő postafiók-tároló bővítéséről van szó.
Exchange Online archiválás (EOA)
A Microsoft 365 felhasználói online archívumot kapnak, amely az Outlook bal oldali ablaktáblájában külön postafiókként jelenik meg. A postafiók segítségével idővel megőrizheti a régebbi e-maileket, és így az elsődleges Outlook-postafiók méretét kezelhetően tarthatja. Ez a funkció azonban csak bizonyos Microsoft 365 csomagokban szerepel, és előfordulhat, hogy fizetős szolgáltatásként kell hozzáadni.
Miért nem elegendőek a Microsoft natív archiválási funkciói?
Közelebbről megvizsgálva, a Microsoft e-mail megoldásainak natív archiválási funkciói gyengeségeket mutatnak, és ez nem csak az AutoArchive funkcióra és az Archiválás gombra vonatkozik. Az In-Situ archiválás és az Exchange online archiválás kezelése általában hosszabb időt igényel az IT-adminisztrátor részéről, mint általában egy harmadik féltől származó megoldás esetében.
Emellett problémák merülhetnek fel az adatvédelem, a megfelelőség és a jogbiztonság területén – nem is beszélve az adatszuverenitással és az adatok rezidenciájával kapcsolatos kérdésekről -, ha a Microsoft 365-öt használó vállalatnak különböző nemzetközi helyszíneken vannak telephelyei.
Ha az e-maileket kizárólag a Microsoft által kínált natív funkciókkal kívánja archiválni, akkor tisztában kell lennie azzal, hogy az archiválás nem lesz független a mögöttes e-mail rendszertől. Ezzel megszegi az úgynevezett 3-2-1 szabályt, egy elismert bevált gyakorlatot, amely szerint a vállalatnak három példányt kell tárolnia az adatokból, kettőt helyben, egyet pedig egy távoli helyen. Egy példányt például az Outlookban (az e-mail szerveren), egyet egy helyi biztonsági mentési és archiválási megoldásban, egyet pedig a felhőben vagy külső helyszínen lévő biztonsági másolatban lehet tárolni.
Ha csak az Outlook által biztosított natív lehetőségeket használja az e-mailek archiválására, a 3-2-1 szabályt nehéz lesz betartani. A Microsoft 365 natív funkciói például magát a platformot használják a rajta tárolt adatok védelmére. Ha tehát az e-mail kiszolgáló összeomlik, vagy a Microsoft 365 példánya meghibásodik, az adatok a kiesés időtartama alatt nem lesznek elérhetők. Ha pedig a platformon lévő e-maileket rosszindulatúan vagy véletlenül törlik vagy megrongálják, akkor azok akár örökre elveszhetnek. Az Osterman Research piackutató intézet ezért azt ajánlja, hogy a Microsoft 365 adatainak védelmére független szoftvert vagy megfelelő menedzselt szolgáltatást vegyen igénybe.
Milyen előnyökkel jár egy professzionális e-mail archiválási megoldás az Outlook felhasználók számára?
A professzionális e-mail archiválási megoldás egy speciális szolgáltatótól javíthatja az Outlook teljesítményét. Egy független archiválás használatával könnyebben betarthatja a 3-2-1 szabályt. Ez a rugalmasság különösen a felhőalapú e-mail szolgáltatások, például a Microsoft 365 felhasználói számára fontos. Egy ilyen fontos kommunikációs csatorna esetében az eredeti adatok, a biztonsági mentések és az archívumok nem támaszkodhatnak egyazon platformra.
Vállalkozása pedig profitálhat a harmadik féltől származó megoldás által kínált egyéb előnyökből, amelyeket az alábbiakban felsorolunk:
Email-megfelelőség
Egy robusztus e-mail archiválási megoldás az e-mail kezelésének elengedhetetlen összetevője, mivel lehetővé teszi a vállalkozások számára, hogy központilag megőrizzék az e-maileket, és több éven keresztül elérhető és visszakereshető legyen – különösen, ha meghatározott e-mail megőrzési irányelvekkel rendelkezik. Ráadásul vannak olyan iparágak, amelyek gyakran jobban szabályozottak, mint mások, különösen, ha érzékeny személyes adatokat (PII) kezelnek. Az adatvédelmi előírások növekvő jelentősége szintén bonyolítja a helyzetet.
Különösen az Egyesült Államokban (de nem kizárólagosan) nem ritka forgatókönyv az e-mailek bizonyítékként való felhasználása peres eljárásokban az eDiscovery eljárás során. Meg kell vizsgálnia, hogy az Ön által választott e-mail archiválási megoldás rendelkezik-e az e-mailekkel kapcsolatos egyéni megfelelési igényeinek támogatásához szükséges funkciókkal.
Adatvesztés elleni védelem
Akár véletlenül, akár rosszindulatú szándékkal, ha egy alkalmazott törli az üzleti szempontból fontos e-maileket, az adatvesztés gyakran más területeken is problémákat okoz. Az e-mailek archiválására szolgáló megoldás segítségével tárolhatja az összes meglévő üzenet, valamint a jövőben küldött vagy fogadott összes levél másolatát – még a tényleges kézbesítés előtt.
Csökken az informatikai részleg munkaterhelése
Egy archiválási megoldással csökkentheti az informatikai részlegének erőfeszítéseit és költségterheit az e-mailek kezelése során. Egyrészt az informatikai csapatának többé nem kell az egyes e-mailek biztonsági mentésekből vagy e-mail szerverekről történő visszaállításával foglalkoznia. Másrészt az e-mailek kiszervezésével jelentősen csökkentheti a tárolási igényeket. Ez hosszú távon a PST-fájlokat is elavulttá teszi.
Növeli a termelékenységet
Az archiválási megoldás jelentősen növeli az e-mailekben tárolt információkhoz való hozzáférés sebességét, így növelve az egyes felhasználók termelékenységét. A MailStore Server e-mail archiválási megoldásunk felhasználói például önkiszolgáló funkcióval férhetnek hozzá az archívumukhoz, egy gyors, teljes szöveges keresőeszköz segítségével megtalálhatják az e-maileket, és az informatikai részleg segítsége nélkül visszaállíthatják ezeket az e-maileket. A postafiókkvóták elavulttá válnak; továbbá a postafiókban lévő e-mailek mennyiségének csökkentése javíthatja az Outlook-kliens teljesítményét.
Egyébként az e-mail archiváló szoftver bevezetése nem feltétlenül bonyolult átállási folyamat. Saját szoftverünk, a MailStore Server esetében a felhasználók a Microsoft Outlookba való zökkenőmentes integrációnak köszönhetően továbbra is hozzáférhetnek e-mailjeikhez és megszokott mappastruktúrájukhoz. A Microsofttól eltérő e-mail forrásokból származó tartalmak ugyanabban az archívumban tárolhatók, és ez segíthet csökkenteni a fontos üzleti feljegyzések megőrzésének költségeit és bonyolultságát.
A MailStore Outlook kiegészítő
Az Outlookhoz készült kiegészítőnk egyszerű eszköz az Outlook-felhasználók számára, hogy hozzáférjenek a MailStore Serverben lévő e-mail archívumukhoz. A MailStore Server konfigurációjától függően ez a Web Access, az integrált IMAP-kiszolgáló és a MailStore Client segítségével is lehetséges. A bővítmény legújabb verziója letölthető a weboldalunkról. A bővítmény telepítésével és használatával kapcsolatos információkért látogasson el az online súgóba, vagy olvassa el az erről szóló blogcikket.
Tippek
Ha a Microsoft Outlook teljesítményét szeretné növelni, akkor meg kell próbálnia csökkenteni az alkalmazottai postafiókjában tárolt adatok mennyiségét. Az e-mailek egyszerű törlése azonban a törvényi előírások és a megfelelőségi követelmények miatt kockázatos lehet, és komoly problémákat okozhat. Értelmesebb, ha az e-maileket véglegesen, külön archívumban tárolja.
A már említett korlátozások mellett, valamint a követelményektől és a vállalati folyamatoktól függően a Microsoft Outlook, Exchange Server és Microsoft 365 / Exchange Online termékek natív lehetőségei nem feltétlenül elegendőek ennek a feladatnak a kezeléséhez. Ezért javasoljuk annak megvizsgálását, hogy egy erre szakosodott szolgáltatótól származó független e-mail archiválási megoldás nem lehet-e megfelelőbb és hatékonyabb megoldás az Ön cége számára.
Tisztában volt ezekkel a kihívásokkal? Megfelelő megoldást keres? Vagy szeretne időben lépéseket tenni annak érdekében, hogy a jövőben ne forduljanak elő ezek a problémák? Ha igen, miért ne tenné próbára a MailStore Server-t ingyenes, 30 napos, kötelezettség nélküli próbalicencünkkel?
GYIK
Mit csinál az AutoArchive funkció az Outlookban?
Az AutoArchive egy olyan funkció az Outlookban, amely lehetővé teszi az e-mailek automatikus átvitelét egy PST-fájlba a számítógép merevlemezén való tároláshoz.
Mit csinál az Outlook archiválás gombja?
Az Archívum gomb lehetővé teszi az Outlook felhasználók számára, hogy a postafiókjaikból az e-maileket a postafiókon belül egy külön archív mappába helyezzék át.
Mi az a helyben archiválás (más néven helyben archiválás)?
A Microsoft Exchange Server felhasználói (akár „helyben”, akár a Microsoft 365 szolgáltatás részeként) hozzáadhatnak egy személyes In-Situ archívumot az Outlook postafiókjukhoz, amelyben az e-maileket egy meghatározható ideig tárolhatják.
Mi az Exchange Online archívum (EOA)?
Bizonyos Microsoft 365 csomagokban a felhasználók számára az Outlookban külön postafiókként elérhető egy online archívum, amely lehetővé teszi a régebbi e-mailek hosszú távú tárolását, így az elsődleges Outlook-postafiók mérete kezelhető.
Mi a 3-2-1 szabály?
A 3-2-1 szabály szerint a megbízható biztonsági mentések biztosítása érdekében ideális esetben három másolatot kell készítenie a fájljairól két különböző adathordozón, és az egyik másolatot az elsődleges rendszertől elkülönítve kell tárolnia.
Forrás: mailstore
