Postafiók fogadási korlátok – Microsoft 365: Hogyan előzhetjük meg a naplózási problémákat a Microsoft 365-tel?

Tavaly februárban a Microsoft bejelentette, hogy megváltoztatja az e-mailek postafiókjába történő beérkezési korlátozások bevezetésére vonatkozó irányelveit. Ebben a cikkben elmagyarázzuk, hogy ez mit jelenthet az Ön – mint Microsoft 365 ügyfél – számára, és hogyan kerülheti el a potenciális problémákat az e-mailek archiválásakor.

Postafiókfogadási korlátok az Exchange Online számára a Microsoft 365-ben

Az Exchange Online levelezőszolgáltatást használó Microsoft 365 ügyfelek már egy ideje megszokták, hogy az egyes postafiókokra vonatkozó postafiókfogadási korlátokkal dolgoznak. Ezek a korlátok szabályozzák, hogy egy felhasználó, csoport vagy nyilvános mappa óránként hány e-mailt fogadhat. A Microsoft azonban eddig inkább puha korlátnak tekintette a korlátozást, mintsem szigorúan betartatta volna. Április óta azonban ez megváltozott. Annak érdekében, hogy az Exchange Online-t használó összes ügyfél számára optimális teljesítményt biztosítson, a Microsoft frissíti a fogadói korlátozások érvényesítésére vonatkozó megközelítését, magasabb szintről indulva és fokozatosan csökkentve azt, amíg el nem éri a dokumentációban meghatározott, postafiókonként és óránként 3600 levelet tartalmazó korlátot. A vállalat szerint erre azért van szükség, hogy elkerülhetőek legyenek a többi ügyfélre gyakorolt negatív hatások és akár az e-mailek kézbesítésének késedelmei, ha egyes postafiókok vagy bérlők kivételesen nagy mennyiségű e-mailt generálnak.

Rengeteg e-mail

Forrás: www.pixabay.com, Altmann

Mi történik, ha elérjük a határt?

Ha egy postafiók eléri a fogadási limitet, az erre a postafiókra küldött további üzeneteket visszafogják, és csak akkor kézbesítik, ha a levélmennyiség ismét az óránkénti küszöbérték (üzenetsebességi limit) alá csökken. A Microsoft értesíti a címzettet az e-mail-fogadás korlátozásáról, és a feladó nem kézbesítési jelentést (NDR) kap.

Mi köze ennek a naplózáshoz?

A naplózás, azaz az összes bejövő és kimenő e-mail rögzítése nagy jelentőséggel bír egy vállalat archiválási stratégiája szempontjából. Gyakorlatilag a naplózás lehetővé teszi, hogy a vállalat e-mail kommunikációját teljes körűen és olyan módon archiválják, amely segít a vállalatoknak az egyre növekvő számú megfelelési követelménynek való megfelelésben. “Mi a naplózás?” című átfogó cikkünk részletesen tárgyalja ezt a témát.

Naplózás az Exchange Online-ban

A naplózási szabályok lehetővé teszik a Microsoft 365 ügyfelek számára annak meghatározását, hogy mely e-maileket rögzítsék a naplóban, és melyik postafiók vagy postafiókok (úgynevezett naplózási postafiók) szolgálnak/szolgálnak a naplójelentések tárolására. A Microsoft definíciója szerint a naplójelentés: “az az üzenet, amelyet a Journaling agent akkor generál, ha egy üzenet megfelel egy journal-szabálynak, és amelyet a journaling-postafiókba kell továbbítani. A naplózási szabálynak megfelelő eredeti üzenet változatlanul csatolmányként kerül a naplójelentésbe”. A naplójelentések tehát minden megőrzendő e-mailt tartalmaznak.

Naplózási postafiók az Exchange Online-ban

Más felhőszolgáltatókhoz hasonlóan a Microsoft sem teszi lehetővé a belső naplózási postafiókok beállítását, azaz nem jelölhet ki egy Exchange Online postafiókot a naplózási jelentések célállomásaként. E probléma megoldásához, hogy az e-mailek hosszú távon is tárolhatók legyenek, a Microsoft külső naplózási postafiók vagy harmadik féltől származó archiválási megoldás használatát javasolja. Fontos megjegyezni, hogy a naplózási postafiókot védeni kell, mivel üzleti szempontból kritikus adatokat tartalmaz, és gyakran meg kell felelnie a törvényeknek és szabályozásoknak.

Alternatív naplózási postafiók az Exchange Online-ban

A Microsoft lehetővé teszi a Microsoft 365 ügyfelek számára, hogy az elsődleges célállomás mellett egy alternatív naplózási postafiókot is konfiguráljanak. Abban az esetben, ha a tényleges naplózási postafiók például műszaki hiba miatt nem érhető el, a nem kézbesíthető naplójelentéseket a rendszer a helyettes naplózási postafiókba küldi. Amint az elsődleges naplózási postafiók ismét elérhetővé válik, a felhalmozott naplójelentések az alternatív postafiókon keresztül oda irányíthatók. Ez megakadályozza, hogy a fontos vállalati közlések elveszjenek, mivel azok teljes egészében megmaradnak. Az elsődleges naplózási postafiókhoz hasonlóan azonban nem jelölhet ki Exchange Online postafiókot alternatív naplózási postafiókként.

Milyen hatással vannak a várakozási korlátok a naplózásra az Exchange Online-ban?

A képen egy kihúzott villanykörte látható
Forrás: www.istockphoto.com, ugde

Mint korábban említettük, a Microsoft nem engedélyezi a belső naplózási postafiókokat. A postafiók-vételi korlátok érvényesítésével azonban a Microsoft észlelte, hogy egyes ügyfelek nem támogatott naplózási konfigurációt használnak, amikor alternatív naplózási postafiókjukat egy Exchange Online postafiókra irányítják. A postafiókfogadási korlátok fokozatos érvényesítése az alternatív naplózási postafiókba küldött naplójelentések elvesztését eredményezheti. A Microsoft ezért arra kéri az ügyfeleket, hogy érvényesítsék a naplózási konfigurációjukat, hogy megbizonyosodjanak arról, hogy a változások nem érintik őket.

Hogyan előzheti meg a naplózási problémákat a Microsoft 365-ben?

Mint már említettük, a Microsoft a naplójelentések fogadásának feladatára egy harmadik féltől származó archiválási megoldás használatát ajánlja. A MailStore Gateway segítségével egy ingyenes eszközt biztosítunk, amelyet az Exchange Online e-mailek naplózási célállomásaként használhat. A MailStore Server e-mail archiválási megoldásunk segítségével a MailStore Gateway-től érkező e-maileket úgy archiválhatjuk, hogy azok megfeleljenek a megfelelőségi követelményeknek, és hosszú távon tárolhatók legyenek. Menedzselt szolgáltatóként kombinálhatja a MailStore Service Provider Editiont a MailStore Gateway szolgáltatással, hogy egyszerű és biztonságos megoldást kínáljon ügyfeleinek a Microsoft 365 e-mailek archiválására.

Az erős hibrid titkosítás megvédi a MailStore Gateway-be továbbított összes e-mailt. Továbbá a szoftver csak titkosított kapcsolatokat támogat a felhasználónevek és jelszavak átvitelekor.

Tekintse meg ezt a videót, hogy megnézze, hogyan működik a MailStore Gateway:

További információkat a MailStore Gateway termékoldalán talál.

Forrás: mailstore.com